fbpx

Integrace SAP Business One s provozním systémem

By Petr Kelar | Podcasty

Společnost Internext 2000 se zabývá poskytováním připojení k internetu, dosahuje obratu 100 milionů, má 50 kmenových zaměstnanců a řešili velký počet dokladů a klientů.

Radim Hájek je spolumajitelem a jednatelem ve firmě Internext 2000. V roce 2011 se ve společnosti rozhodli implementovat SAP Business One. Nyní v roce 2019 jsme se setkali s panem Hájkem, abychom zachytili jeho názory a zkušenosti se SAP Business One.

Poslechněte si rozhovor ekonoma a majitele firmy – Radima Hájka s dodavatelem SAP Business One na téma efektivního využití tohoto produktu. Dozvíte se, jak hodnotí pan Hájek návratnost této investice. A současně získáte názor toho nejpovolanějšího na účetnictví v SAP Business One.

3.podcast, tentokrát s panem Hájkem, majitelem firmy Internext2000

Je SAP Business One vhodný pro Vás?

Rádi Vám poradíme a dáme k dispozici 26 let zkušeností s informačními systémy.

Konzultace zdarma

Textový přepis nahrávky

Martin Mikláš, Petr Kelar, host Radim Hájek

MM: Proč jste začali hledat nový ERP, jaký byl u vás problém?

RH: Hlavní důvod byl strmý nárůst počtu dokladů – převážně faktur. Rostl také počet klientů, a to jsme museli nějakým způsobem řešit. Samozřejmě jsme od počátku měli systém a myslím že na tu dobu docela dobrý, nicméně celé to běželo na MS DOSu a díky tomu byly jeho možnosti rozšíření a inovací silně omezené. Mám na mysli multiuživatelské rozhraní, práce daty apod. Největším nedostatkem systému byla nemožnost elektronické komunikace se zákazníkem. To byl zásadní moment, kdy jsme si řekli, že je potřeba systém vyměnit. Dále pak možnost efektivního sdílení dat v rámci společnosti. Toto SAP umí velmi dobře.

PK: Vzpomínám si, když jsme se setkali poprvé a bavili jsme se na téma „Proč SAP?“, tak mě utkvělo v paměti, že vystavení a distribuce faktur vám zabere 14 dní v kuse, je to tak?

RH: Ano, v té poslední fázi to v podstatě bylo 14 dní intenzivní práce.

PK: A když to porovnáte se současným stavem? Rozrostli jste se, máte více zákazníků. Jak se s tím perete nyní, kolik Vám to zabere času?

RH: Dnes se zpracování a rozeslání dokladů pohybuje v rámci jednoho dne.

MM: Ještě k tomu Vašemu předchozímu systému, abychom si mohli představit množství práce. Tehdy to trvalo 14 dní, kolik myslíte, že by zpracování dokladu zabralo v tom minulém systému nyní?

RH: Kdybychom minulý stav přibližně přepočetli na současný počet dokladů, tak bychom byli možná na jednom měsíci.

MM: Jaké bylo vaše další očekávání od SAP Business One (kromě fakturace)?

RH: Očekávali jsme, že nám SAP pomůže zkonsolidovat spoustu různých agend. Potřebujeme evidovat různé věci z obchodního, technického a ekonomického pohledu. Měli jsme k tomu mnoho excelových tabulek a další pomocné evidence, a to jsme chtěli všechno shrnout do jednoho systému tak, aby s tím mohli uživatelé efektivně pracovat.

MM: Do jaké míry se to podařilo?

RH: Podařilo se to dobře, i když stále vidím, že nám některé agendy ještě chybí. Máme pořád co dělat.

PK: Vzpomínáte si pane Hájku, kdy jsme se potkali poprvé?

RH: Tipuji, že to bylo na začátku roku 2010 a ostrý provoz byl od 1.1. 2011.

PK: Takže používáte SAP Business One už osmým rokem. Já si za tu dobu nevzpomínám, že by bylo nějaké bouřlivé období, kdyby bylo něco totálně špatně, systémy nejely a kdybyste nás na Helpdesku peskoval, že něco nefunguje. Z toho tedy usuzuji, že SAP je celkem stabilní.

RH: SAP Business One je velmi stabilní produkt, máte pravdu. Za tu dobu jsme skutečně žádné zásadní problémy, které by nás zastavily v práci na nějakou dlouhou dobu, neměli.

PK: Jen doplním, že Internext používá verzi SQL a nyní připravujeme konverzi na SAP Hana, což by panu Hájkovi mohlo přinést další významné úspory času.  Další velkou přidanou hodnotou bude možnost používat analytické nástroje nad zpracovanými daty. To je informace pro posluchače, že systém se stále vyvíjí. Vyvíjí se moderní cestou a každý, kdo už SAP Business One používal ve verzi SQL, má nyní možnost přejít na extrémně vyšší technologickou úroveň systému.

MM: Když se vrátíme do roku 2010, jaké tři hlavní priority jste měli při výběru dodavatele tohoto malého SAPu?

RH: Hledali jsme společnost, která má zkušenosti, která má odborníky, kteří nám budou schopni naše potřeby realizovat a někoho, kdo má tah na branku.

MM: Měli jste nějaké specifické požadavky? Například toto si představujeme takto a toto takto? Jak to dopadlo?

RH: Naše podnikání je poměrně specifické. Nese různé požadavky na různé systémy, které využíváme. Obecně potřebujeme účtovat velmi různé služby různým způsobem, a to ideálně tak, aby to na konci fungovalo automaticky. Takže klasická prodejní firma, potřebuje silné sklady, výrobní firma potřebuje kvalitní výrobní produkt, ale u nás je to jiné, netypické na obchodním trhu. Třeba jsme řešili evidenci smluv s klienty nebo periodickou fakturaci. To byly pro nás výzvy na začátku.

MM: Já se zeptám teď pana Kelara. Protože jsem dělal už více takovýchto rozhovorů a mnoho lidí mi říká, že jejich podnikání je specifické. Moji klienti jsou tak z dvaceti různých odvětví. Viděl jsem, že rozdíly tam jsou, ale pokud nastane bod zlomu, tak vidím, že ve většině případů se řešení dá aplikovat podle nějaké šablony. Takže do jaké míry jste použili šablonovité řešení a do jaké míry bylo řešení specifické? I když si majitelé firem myslí, že jejich požadavky jsou specifické.

PK: Já obecně preferuji užití standartního produktu bez programových úprav. A když jsme se s panem Hájkem potkali a prodiskutovali jeho potřeby, jeho představy o systému, a co od něj očekává. Přestože jsme v té době žádnou podobnou firmu neimplementovali, tak jsem vyhodnotil, že požadavky jsme schopni řešit z téměř 95% ve standardním systému SAP s využitím podpůrného AddOnu B1 Usibiliti Package pro customizaci, tedy bez programování, jen nastavením. Hlavní motor tohoto rozhodnutí byla technologie opakované fakturace právě v tomto customizačním AddOnu, který dokázal zachytit množství dat a distribuci dokladů přes elektronickou bránu. A tím se podstatně změnilo fungování firmy Internext, protože odpadla spousta desítek tisíc peněz za poštovné, šlo to všechno mailem, zrychlil se čas zpracování na desetinu. To všechno vedlo k tomu, že dodneška se ve společnosti používá SAP ve standardu, není zde žádná programová úprava jen výrazné customizační nastavení. SAP Business One umožňuje přiklonit se jak k firmě typu Internext, tak i firmě výrobního typu. Vše se odvíjí od možností customizačního AddOnu, případně úpravy nastavení standardních postupů v systému.

MM: Napadá Vás ještě něco? Měli jste ještě nějaké specifické požadavky nebo podmínky, aby se vše mohlo naplno rozběhnout a vše dobře fungovalo?

RH: Asi už nic specifického. Samozřejmě jsme měli představu, jak by měly doklady vypadat, to si myslím, že se pro nás dělalo úplně od začátku. Ale opět to bylo pomocí standardních nástrojů SAP.

PK: Tady doplním, že SAP má v sobě nástroj přímo na tvorbu sestav, výkazů a tiskopisů, a díky němu jsme schopni realizovat jakoukoliv designovou podobu firemních tiskopisů. Takže pokud má firma nějaký svůj corporate design, tak jsme schopni jej aplikovat do systému SAP.

MM: Takže i když si o sobě myslíte, že jste specifická firma, a nebo máte specifické požadavky, tak i přesto, že je SAP mezinárodní nástroj,  pravděpodobně už existuje někde na světě firma, která potřebovala, to co potřebujete teď vy. Takže s velkou pravděpodobností se potřeba bude dát customizovat pomocí nástrojů, které SAP má.

PK: Já bych to takto asi neřekl… Každá firma, kde implementujeme má řadu svých specifik – historických, speciálních pohledů… SAP Business One je pro nás jakýmsi nástrojem, který jsme schopni natáčet a ohýbat tak, aby byla splněna přání a potřeby nejen majitelů, ale i lidí, kteří se systémem budou pracovat. Takže používáme standardní SAP s customizačním nástrojem, a to nám za těch 18 let, co implementujeme, stačilo k uspokojení 95–98% požadavků našich zákazníků.

Ale nechci ubírat panu Hájkovi jeho exkluzivitu a speciální pohled . Musím říct, že jeho business je zcela specifický a jejich pohled na svět je také specifický, nicméně jsme na jeho firmu implementovali standardní nástroj.

MM: Takže můžeme říct, že SAP se velmi jednoduše přizpůsobí specifickému pohledu.

MM: Když si vzpomenete na rok 2011, jakým způsobem se zlepšily Vaše procesy, jak změna ovlivnila pozice ve firmě, co konkrétně se u Vás stalo?

RH: Získali jsme mnohem hlubší a přesnější vhled do firemních dat, zejména v oblasti dalšího rozšiřování evidencí, možností propojení do externích systémů, a to v obou směrech. Jsme schopni přenášet data ze SAPu do dalších provozních systémů a data, která posbíráme někde jinde můžeme vložit do SAPu a pracovat s nimi.

MM: Jaké provozní systémy používáte? Na co je potřebujete a jak vypadá to propojení se SAPem?

RH: Máme vlastní provozní systém, který řídí jednotlivé zákazníky. To znamená celý proces dodání internetu ke konkrétnímu zákazníkovi. Tento systém má své vstupy a výstupy, takže například u vyúčtování volání zákazníka nám systém řekne, kolik zákazník za daný měsíc provolal, to se promítne do SAPu, kde se vystaví patřičný účetní doklad.

MM: Jak se změnila práce lidí?

PK: Já bych hlavně řekl, že to zlehčilo život panu Hájkovi . V té době si pamatuji, že to byl on, kdo vystavoval faktury, takže 14 dní fakturoval, pak 14 dní odpočíval, a pak začal fakturovat znovu.

RH: Ano, ano. Je to tak, byl to pro mne velký zlom.

MM: A co děláte teď s volným časem, když jste získal 14 dní života navíc každý měsíc?

RH: To by mě také zajímalo . Kde se to rozplynulo?

PK: Já bych se ještě vrátil k tématu integrací a pro posluchače bych doplnil, že SAP Business One jako takový má v sobě úžasnou otevřenou architekturu a pomocí svých nástrojů je schopen se napojit na jakýkoliv systém. Nezáleží na tom, jestli je to nějaký lokálně vybudovaný systém nebo nějaký provozní systém zvenčí nebo nějaké stroje či výrobní linka. Není pro něj problém poskytovat data do okolních „světů“. To všechno má SAP ve standardu. S využitím technologie xml služeb se dá propojit cokoliv s čímkoliv.

MM: Když se podíváme na zavedení SAPu u vás, jak dlouho to trvalo?

RH: Pokud si dobře pamatuju, tak zhruba 6 měsíců jsme na tom pracovali a z toho 3 měsíce byla samotná implementace.

MM: Co to znamená pro mě, jako majitele firmy, který má stále systém v DOSu, tudíž nemohu posílat maily svým zákazníkům, a proto chci přejít na nějaké lepší řešení? Jak to bude probíhat, na co se mám připravit, co mohu očekávat od takovéto implementace?

RH: Na začátku je dobré podívat se na všechny procesy ve firmě, a pak je zohlednit do možností systému.

PK: Já bych tady doplnil, že standardně s dodávkou SAP vypracováváme i analýzu stávajících procesů. To nám umožní firmu dobře poznat a navrhnout ji budoucí řešení. Vypracování analýzy nám trvá tak 2 až 3 měsíce. Od analýzy se pak odvíjí kvalita a rychlost implementace. Takže ty poslední tři měsíce implementace u pana Hájka se věnovaly konverzi dat, nahození systému, zaškolení pracovníků.

MM: Když se podíváme na zavádění, byla tam nějaká specialita, kterou stojí za to vypíchnout?

RH: Zajímavá věc je například ta, že v účetnictví SAPu nic neopravíte. Takže paní účetní, která je ze všech systémů naučená, že když se někde něco pokazí, tak si doklad otevře a celý ho předělá, tak to v SAPu neudělá. Tam to funguje jinak. Je potřeba doklad zrušit a vytvořit znovu. SAP má na to své procesy, které jsou trochu jiné, než je člověk zvyklý. Na začátku jsem se obávali toho, že nepůjde něco spravit, ale na druhou stranu si zvyknete, naučíte se určité kázni v zadávání dokladů, a pak to není problém. Je to jen o zvyku.

PK: A co si myslíte teď po 9 letech používání? Je ta cesta neměnnosti dokladů dobře nebo špatně?

RH: Myslím si, že je to dobře, protože jste schopen historicky ten doklad kdykoliv zobrazit a vytisknout v tom stavu v jakém vznikl. To byl třeba problém ve starém systému, že se tam vkládaly údaje (např. datumy služeb od do), které byly vytištěny s dokladem, ale nezůstávaly v systému, takže jsme díky tomu museli archivovat tuny vydaných faktur. Dneska máme archiv čtvrtinový, protože kdykoliv mohu tu fakturu v systému dohledat a vytisknout.

PK: Využíváte nyní archivaci dokladů v papírové nebo elektronické podobě?

RH: Využíváme obojí, ale ta papírová je ve výrazně menší míře. Jsou to jen ty doklady, které nám v papírové podobě přijdou zvenčí, např. přijaté faktury.

PK: Takže digitalizaci dokladů zatím nepoužíváte? SAP má totiž možnost přiložit k pořízenému dokladu nascanovou fakturu.  Viděl jsem to už ve spoustě firem, dokonce i naše paní účetní to tak dělá a díky tomu už nemusíme „papír“ archivovat.

MM: Co Vám ještě, kromě těch 14 dní, používání SAP Business One přineslo?

RH: Už jsme o tom mluvili, je to hlubší a mnohem přesnější pohled na data. Vidíte, co se Vám ve firmě děje z finančního hlediska. My máme integrované i obchodní doklady (tzn. smlouvy s klienty), takže vidíme, jak si firma vede i na obchodním poli.

MM: Do jaké míry splnil malý SAP Vaše velká očekávání, které jste měli na začátku?

RH: Myslím si, že splnil vše. Na začátku jsme si definovali cíle, které jsme od systému chtěli – hlavně integraci účetního a obchodního systému, a to se beze zbytku podařilo. V průběhu realizace jsme na pár oříšků narazili, takže bylo co řešit.

MM: Zeptám se pana Kelara, do jaké míry jsou to oříšky a do jaké míry je to běžná věc při zavádění SAPu, že se tam něco vyskytne?

PK: Já to řeknu takto, já si na žádný oříšek nepamatuji. Kdyby to byl velký „ořech“ (průser), tak bych si to pamatoval. Vzhledem k tomu, že nic takového nevím, tak to zůstalo na úrovni řešení mých kolegů, kteří to realizovali. Takže se s tím popasovali tak, že mi pan Hájek nevolal a neurgoval nějaké zásadní věci. Já mám totiž vždycky dohodu s majitelem, že mě může kdykoliv volat včetně Vánoc, svátků, nocí… a když mi majitel nevolá, tak mám dobrý pocit, že proces funguje dobře.

MM: V čem si myslíte, že se Vaše firma zlepšila díky malému SAPu?   

RH: Tak on je sice malý, ale možnosti má velké. Takže nám výrazně stoupla produktivita hlavně v oblasti obchodních evidencí. Opustili jsme různé evidence v excelu a v podobných produktech a vše máme na jednom systému.

MM: To slyším často: „Máme to někde v Excelu, ale teď díky SAPu to mám i na mobilu na druhé straně světa a mohu se na řešení hned podívat…“ Co Vás na zavedeném systému překvapilo?

RH: Dobře fungující účetnictví. To jsem dělal i před tím, takže to mohu posoudit. Účetní jádro SAPu je opravdu velmi robustní a tvrdé, tzn. to co Vám neumožní v oblasti oprav dokladů, tak Vám vrátí v tom, že výsledky jsou přesné a jednoznačné. A pokud se vyskytnou chyby, pak jsou to chyby pouze lidské.

MM: Ještě Vás napadá něco, čím se změnila Vaše firma nebo práce díky SAPu.

RH: V některých oblastech to byla opravdu tlustá čára, za předchozími postupy, zejména v evidenci obchodních dokumentů a zákazníků, kde jsme to řešili pouze pomocí Wordu nebo Excelu. V této oblasti jsme to kompletně začali řešit SAPem. A díky tomu se celá firma posunula kupředu.

PK: Já se ještě zeptám. Já už si to nepamatuji, ale vy to určitě víte. Kolik Vás stálo zavedení SAPu a kolik máte uživatelů?

RH: Já si myslím, že komplet za všechno to byl jeden milion korun a v současné době máme něco přes 10 uživatelů.

MM: Za jaké časové období to bylo?

RH: Bylo to za první rok. Samozřejmě tyto systémy mají určitou maitenance, kterou platíte každý rok. Ale myslím si, že je to u takových systémů běžné. Když budete chtít, aby produkt byl aktuální a živý, tak se o něj přece musí někdo starat.

PK: Já doplním, že SAP dodáváme s maintenancí, která je v hodnotě 20 % z ceny licencí ročně. Částku, o které se pan Hájek zmiňoval, tvořila z poloviny cena licencí a druhá polovina byly práce.

MM: Pokud jsme teď u těch čísel, můžeme zmínit návratnost investice? Vidíte tam nějaké číslo, co se Vám do firmy vrací, pomineme-li ušetřené nervy a zaměstnance, kteří dřív data pořizovali…

RH: Tak ušetřené nervy jsou k nezaplacení, to se vyčíslit nedá. Ale pokud bych vzal přímý náklad, který jsme ušetřili na poštovném, pak ta návratnost v našem případě byla rok a půl.

PK: To si pamatuji. Vaše poštovné bylo v řádech desítek tisíc měsíčně. Ještě se zeptám. Jaké máte plány se SAPem, kam se chcete se SAPem dostat, jaké plány máte s firmou? Co Vás čeká v dohledné době?

RH: Za ta léta jsme trošku narostli, máme i dceřiné společnosti, kterým spravujeme účetnictví v SAPu a pokud se budeme dále rozrůstat, tak určitě jen se SAPem. Následný vývoj vidím v dalším propojování evidencí, protože tam jsme určitě ještě neskončili.  Jde o určitý interní vývoj a propojení na marketing. Myslím, že Hana je nástroj, který by nám v tom mohl hodně pomoci.

PK: Já jsem o tom přesvědčený také. Závěrečná otázka: Doporučil byste sám za sebe firmám vybrat si SAP, když hledají nový systém?

RH: Určitě ano. SAP je sázka na velkého nadnárodního dodavatele, používají ho tisíce uživatelů po celém světě, takže pokud by se vyskytla nějaká chyba, pak ji už určitě našli i jiní a SAP pracuje na jejím řešení. Upgrady systému jsou poměrně bezproblémové ve srovnání s jinými systémy, takže tam problém také nevidím. Na začátku bych určitě doporučil vypracovat kvalitní analýzu. Myslím, že se vyplatí do ní investovat čas, protože pak vás nezaskočí nějaké překvapení.    

MM: Děkuji, ještě něco?

PK: Za mě je to asi všechno. Já jsem vlastně velmi spokojený, že pro Vás mohu pracovat.

RH: Já už také nemám co dodat. Já jsem se SAPem také spokojen a mohu ho jen doporučit.

MM: Děkuji za tento rozhovor panu Hájkovi i panu Kelarovi. Co dodat na závěr? Slyšeli jste zkušenosti ze života firmy, která je trochu specifická, takže pokud i Vaše firma je specifická a chcete udělat krok kupředu, určitě popřemýšlejte o tomto řešení. Můžete se obrátit na pana Kelara, kterého najdete v Olomouci a informace naleznete na webových stránkách www.abiacz.com nebo www.sap4you.cz.

Je pro SAP Business One vhodný pro Vás?

Rádi Vám poradíme a dáme k dispozici 26 let zkušeností s informačními systémy.

Konzultace zdarma

About the Author

Informačními technologiemi se zabývám již od roku 1993. Žiji v Olomouci se svou ženou. Mám 3 dospělé syny. Stále mě baví moderní technologie, k tomu rád vařím a degustuji dobrá vína.